<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=76426&amp;fmt=gif">

Digital redovisning hjälper Syntell med kostnadseffektivitet & kontinuitet

Lästid: 8 min
av Magnus Wallin 2017.02.21
Syntell väljer PE Accounting som bokföringssystem

Bakgrund

Syntells konsulter använder dagligen sin kompetens för att hjälpa kunder hantera komplexa system. I deras egna redovisning fanns det inget smidigt system, det fanns en person som drog ett tungt lass. Detta gjorde företaget sårbara under hektiska perioder. Syntell förlitade sig på att en person kunde sköta en uppgift som många företag använder en hel avdelning för att lösa.

Som konsultföretag vill Syntell hålla antalet heltidsanställda så lågt som möjligt. Lösningen låg i att ge ekonomifunktionen rätt verktyg för att digitalisera och automatisera företagets bokföring. Idag har CFO full kontroll över ekonomin med rätt verktyg, var hon än befinner sig, tex. under vistelsen i Chicago i sommar.

Syntell

Syntell erbjuder statliga organisationer och företag inom medicinteknik, energi, flygindustri, försvar och transport beprövade koncept för att optimera sin förmåga att hantera komplexa system över deras livstid. Uppdragen är ofta utmanande och Syntell garanterar att deras lösningar är hållbara genom organisationsutveckling och utbildning, samt direkt projektstöd av deras expertkonsulter.

Utbildning i form av både öppna- och företagsanpassade kurser är också en viktig del av verksamheten.

Syntell har funnits sedan 1994 i Sverige och är idag verksamma över hela världen.

Klicka här för att få veta mer om Syntell

 

Syntell-logotype.jpg

 

Utmaning

Ann Allison har länge varit navet i Syntells redovisning och ekonomihantering. Hon har varit vad andra haft en hel avdelning till, eller lagt ut på redovisningskonsulter. I den specialistorienterade miljö Syntell rör sig i är det inte optimalt att anställa fler personer än man behöver på heltid. Därför hyrde de in en frilansande redovisningskonsult som backup under hektiska perioder, som t.ex. vid månadsbokslut.

"Det fungerade väldigt bra på kort sikt men vi såg det inte som en långsiktig lösning. Exempelvis var beläggningen väldigt hög på mig och jag hade svårt att ta semestrar eller vara ledig."

 

-Ann Allisson, Head of Finance, Syntell

 

Lösning

“Vi fick ett tips om att det numera går att automatisera en rad processer genom PE Accounting. Vi hade tidigare funderat på olika lösningar men det här var första gången vi stötte på något som var helt molnbaserat. En möjlighet att slippa egna servrar och massor av pärmar. Det var något helt nytt för oss. När vi träffade PE såg vi vilka möjligheter det faktiskt innebar. Att slippa hantera allt från tidrapportering, utlägg och fakturor till bokföring och rapporter, separat." - Ann Allison, Head of Finance, Syntell

 

Ann fortsätter: "Vi kunde få allt i ett system och det hänger ihop. Vi valde PE Accounting och fick äntligen lite av en ekonomens verktygslåda.” 

 

Med PE Accounting får Syntell nu:

  • Få kontinuitet genom att allt går genom tydliga processer i systemet
  • Komma bort från manuella hantering och lägga tid på att jobba mer som en controller
  • Ta fram mer pålitliga rapporter
  • Minska risker vid frånvaro
  • Minimera risker med att vara en person på bolaget som gör allt
  • Få ett skräddarsytt system för tjänstebolag och slippa sådant som passar ren produktförsäljning
  • Använda ett system där alla enkelt kan göra just det som deras roll kräver
  • Få en tjänst som bevisligen fungerar för närmare 300 andra bolag
  • Få ta del av realtidsuppdaterade rapporter och arbeta lättare mot gemensamma mål med rätt beslutsunderlag

Resultat

Ann berättar: I början gjorde jag alla möjliga fel, det tog ett par månader att komma in i de nya rationaliserade ekonomiprocesserna, men sen satt det mesta som ett rinnande vatten. Idag är det inte bara jag som Head of Finance som uppskattar det nya arbetssättet som vi implementerat i samarbete med PE Accounting.

Mina kollegor är alla väldigt nöjda med de delar av systemet som dem använder. Samtliga konsulter tidrapporterar direkt i PE Accounting och fotograferar och lägger in sina kvitton själva. Till och med de kollegor som jag trodde skulle tycka det var jobbigt är väldigt väldigt nöjda. Långt över förväntan faktiskt och sparar massor av tid.

Vi har testat system tidigare för detta men de har varit bökiga och instabila, PE Accounting fungerar verkligen. För mig som var van vid att göra allt själv, eller med en konsult, så är det verkligen något helt nytt jag har idag.

 

Traditionell jämfört med digital redovisning

 (Grafen visar på de besparingar som kan göras med digital automatiserad redovisning i jämförelse med traditionell redovisning)

 

Det känns ibland lite märkligt att inte behöva sitta i ett rum fullt av papper tillsammans med en annan person som backup och mala igenom bokföringen, manuellt, bit för bit. Idag har jag ett helt team på PE Accounting att fråga om jag behöver stöd, alla med sina specialkunskaper och alla lika fantastiska på att ge service. Servicen är verkligen något jag skulle lyfta fram som svårslagbar.

 

En annan favorit är möjligheten att göra en djupgående drill-down i rapporterna och se exakt var alla siffror kommer ifrån. Det bidrar till unika insikter som kan öppna upp för nya möjligheter på många sätt. Det gör dessutom att ledningen idag kan ta del av realtidsupp-daterade rapporter och vi får lättare att arbeta mot gemensamma mål med rätt beslutsunderlag.

 

PE Accounting - digital redovisning i världsklass

 

 

För oss på Syntell har PE Accounting verkligen blivit ett kostnadseffektivt sätt att få en kontinuitet i våra ekonomiprocesser och vi känner en stor trygghet i att det fungerar som det ska. PE Accountings tydliga rationaliserade processer är imponerande och något som verkligen förändrar vad som tidigare inte varit möjligt.

 

 

"Jag minns hur jag arbetade med ekonomi på ett hydraulikbolag 1979 där jag räknade ut och delade ut i lön till var och en i person från två säckar med pengar. Det var 1800 personer som arbetade där… så det har hänt en hel del sedan dess. Så jag kan tryggt säga att jag sedan dess provat det mesta och PE Accounting är helt unikt."

 

-Ann Allisson, Head of Finance, Syntell

 

Istället för krånglig och tidskrävande manuell hantering av pappersgöra kan nu Syntell satsa på kontinuitet och tillväxt - allt tack vare PE Accountings automatiserade processer. 

 

Hur kan vi hjälpa dig? 

Kontakta oss här så berättar vi gärna mer om hur vi kan hjälpa ditt företag. 

 

Klicka på knappen för att läsa hela caset: 

Ladda ner caset om Syntell

Håller du med?