<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=76426&amp;fmt=gif">

Automatiserad bokföring minskar personberoende hos Quicksearch

Lästid: 8 min
av Magnus Wallin 2017.06.09

Quicksearch_PEAccounting_case_bild4.jpg

Om Quicksearch

Quicksearch hjälper både stora och små företag att stärka deras kund- och medarbetarrelationer med olika metoder för att mäta och agera på feedback. Med 20 års erfarenhet och drygt 30 medarbetare fördelade i Halmstad och Stockholm erbjuder Quicksearch snabba och effektiva enkätundersökningar samt konsultativa tjänster för verksamhetsutveckling.

Quicksearch har varit kunder hos PE Accounting sedan årsskiftet 2016/2017.

 

“Sedan vi började med PE Accounting upplever jag att mitt arbete har blivit roligare och jag gör mindre av de bitar jag tyckte lite sämre om. Det har blivit enklare att ha koll, data är up-to-date i realtid och alla på företaget kommer åt det. Det underlättar att alla dokument och handlingar är samlat i samma system vilket också gör att det blir mindre personberoende.”

-Liselott Malm Andreasson, Controller, Quicksearch 

 

Quicksearch_logo.png

 

Läs mer om Quicksearch här

Bakgrund till byte av redovisningssystem

Innan PE kom in i bilden använde sig Quicksearch av flertalet traditionella bokföringsprogram från samma leverantör. Emellertid tyckte Liselott Malm Andreasson, Controller på Quicksearch, att programmen var gammalmodiga, saknade transparens och att ekonomiavdelningen mer eller mindre var ett stängt rum - bortkopplat från resten av organisationen. I takt med att Quicksearch ville skapa fortsatt tillväxt och fortsätta sin digitala resa uppfattades bokföringsprogrammet som hämmande och bakåtsträvande. Bokföringsnivån var även den väldigt basal med Kredit och Debit och systemet i sig uppdaterade inte bokföringen i realtid.

 

Liselott berättar:

"Jag kände hela tiden att mina kollegor frågade mig om saker som “Vad fakturerade jag förra året?” eller “Kan du köra ut den fakturan igen?”. Det var ett gammalmodigt och tungt system som bidrog till mycket dubbelarbete. Till exempel att knappa in och bokföra reseräkningar manuellt."

digital-redovisning-i-varldsklass.png

 

Varför PE Accounting kunde matcha Quicksearch behov

Ekonomiavdelningen bestod av två personer som totalt motsvarade 120% arbetskraft. Men då Liselotts kollega slutade, stod hon som ensam Controller på ett bolag som ville satsa på tillväxt, vilket konsekvent ledde till att det var svårt att vara ensam på en post som krävde mycket dubbelt arbete med redovisningen. Tillsammans med bolagets VD Göran Almén utvärderade man flertalet alternativ, men det som stack ut med PE var att deras avtal fungerade jättebra med Quicksearch egna struktur. Quicksearch är nämligen själva konsulter och deras licenser matchade perfekt med PEs faktureringssystem. 

 

Liselott förklarar varför:

PE är verkligen en perfekt helhetstjänst för ett företag som oss, där vi både debiterar timmar och har licenser. Systemet kändes modernt och lättarbetat. Just att många i personalen har tillgång till licensen och att det är behörighetsstyrt har varit en bidragande faktor till att vi valde PE som ekonomisystem, säger Liselott."

En annan avgörande faktor till varför PE Accounting valdes som leverantör är kombinationen av både tjänst- och systemerbjudande

“Med PE finns ju erbjudandet av konsulter också. Detta möjliggör att vi inte är uppbokade kring exakta datum, utan kan enkelt och flexibelt kontakta en redovisningskonsult vid behov. Då vi tidigare skulle lämna in skattedeklarationer och periodiska sammanställningar - slipper vi detta nu då allt detta sköts av PE. Så vitt jag vet finns det inte så många som har den kombinationen, vilket gör PE unikt.”

 

-Liselott Malm Andreasson, Controller, Quicksearch

Lösning och hur övergångsprocessen såg ut

Inför årsskiftet 2016/2017 gick Quicksearch över till PE Accountings redovisningstjänst. Det var en omfattande process att lämna alla pärmarna bakom sig och få alla balanser att synka.

Liselott berättar:

“Jag är förvånad över vilket ansvar PE tog när de löste alla balanser trots att vi hade årsskiftet som störde övergången. Det var mycket enklare än vad jag trodde, trots den stora volym information och data som behövde styras om till PE från våra gamla system. Jag är jag jättenöjd med resultatet av övergången och bytet till PE.”

Liselott ger sin erfarenhet av lösningen:

“Med PE finns alla dokument tillgängliga, det går att följa upp och bokföringen är uppdaterad i realtid. Det är jättebra att man t ex ser hur många timmar som är nedlagda i ett projekt och uppgifter vi tidigare satt med i efterhand kan vi nu fånga upp i tid. Med "time bars" som finns i projekt har det hjälpt oss jättemycket plus att vi undviker mycket dubbelarbete. Innan var det klassiskt att mina kollegor kom in till mig och jag fakturerade. Nu fakturerar de närmare 80% själva. Självklart är jag mycket nöjd med detta.”

diagram-traditionell_vs_digital-redovisning.pngGrafen visar på de besparingar som kan göras med digital automatiserad

redovisning i jämförelse med traditionell redovisning.

 

Resultatet - Ett kvalitetssäkert och automatiserat system

Med hjälp av att PE har Quicksearch inte bara effektiviserat sin redovisning utan systemet har även ersatt en 50% resurs på ekonomiavdelningen. Det har även möjliggjort för Quicksearch Controller, Liselott, att hantera ärenden på distans genom att enkelt logga in i systemet via telefonen. Det är dessutom enkelt att få hjälp när som helst utan att behöva fundera över extra kostnader då support och rådgivning ingår med två dedikerade redovisningskonsulter på PE Accounting.

 

“Tack vare att PE är webbaserat är en enhet med internetuppkoppling det enda man behöver för att komma in i systemet och få tillgång till fakturor etc. Systemet är flexibelt eftersom samtliga medarbetare kommer åt det närsomhelst och varsomhelst, och det är hela tiden up-to-date.. Tidigare fick man vänta på månadsrapporter nu ser du allting i samma ögonblick när du skickar iväg en faktura. Du sitter alltså inte med massa bokföringsordrar längre. Det absolut bästa är att alla medarbetare kommer åt alla grejer i systemet, var som helst.”

Liselott adderar:

 

“Det känns mycket mer kvalitetssäkrat och just att vi får in intäkterna och att vi kan vidarefakturera kundfakturor direkt gör att inget faller mellan stolarna. Det här kvalitetssäkrar flödet i våra ekonomiska led. Tack vare att alla medarbetare kan se alla licencer blir det mycket tydligare. Innan har ekonomiavdelningen varit ett stängt rum här inne om man säger så.” 

Med PE Accounting tycker nu Liselott att hennes jobb blivit roligare och hon kan koncentrera sig på till exempel uppföljning och analys som hon anser vara de roligaste bitarna. Hon känner sig trygg med systemet då allting är up-to-date i realtid, hon får stöd via PE Accountings två dedikerade konsulter och att samtliga medarbetare kommer åt viktiga funktioner.

 

“Quicksearch är inte lika beroende av mig längre och det känns väldigt skönt.” 

 

Vill du veta mer om hur vi på PE kan hjälpa ditt företag med automatiserad redovisning?

Kontakta oss här så ser vi till att svara på dina frågor som rör automatiserad redovisning.

 

Tryck på knappen nedan för att ladda ner det här caset i PDF-version. 

Ladda ner caset om Quicksearch

Håller du med?