<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=1849463731948747&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

BOKA IN EN DEMO
MED EN AV VÅRA EXPERTER

Vi är riktigt bra på att hjälpa tjänsteföretag med omkring 5 till 500 anställda att automatisera sina ekonomiprocesser i vårt system. Hör av dig och berätta om dina utmaningar så hjälper vi dig.

Digital bokföring – är det ens lagligt?

19 juli, 2016

2 MIN LÄSTID

Med jämna mellanrum får vi frågor om det verkligen fungerar och är ok att digitalisera och automatisera redovisning. Självklart är det det, låt oss berätta på vilket sätt!

digital_redovisning_800x448pxl

Många är vi som från någon typ av ekonomiutbildning har ett vagt minne av att man måste spara verifikationer på papper i pärmar. Gärna i typ tio år, eller hur det nu var. Det är nu dags att gå till botten med vad det är som faktiskt gäller och samtidigt slå hål på myten om att bokföringspärmen skulle vara redovisningskonsultens bäste vän.


Så, är det vi håller på med verkligen lagligt? Vad står det egentligen i lagen? Låt oss ta en titt i Bokföringslagens sjunde kapitel:

”Räkenskapsinformation skall bevaras i […] annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas […] och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 [vanlig läsbar form]”

Så långt inga konstigheter, räkenskapsinformation i digital form kan både läsas och skrivas ut på papper.

Här följer en lite lurigare passage:

”Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.” 

Detta innebär att vi måste se till att våra kunder får sina bokföringsrelevanta dokument digitalt från början. Därför jobbar vi hårt för att se till att banker och andra aktörer skickar allt i digital form redan från början. Detta är inte bara lagligt, det är också mer effektivt än att hantera utskrivna papper.

Om det trots allt kommer räkenskapsinformation i pappersform så kan dessa överföras till digital form om det görs ”på ett betryggande sätt”, och det vill vi påstå att vi gör. Dessutom uppstår en ganska praktiskt bieffekt av att digitalisera bokföringsmaterial:

”Ett företag får förstöra sådant material [vanlig läsbar form] först från och med

det fjärde året”

Alltså: scannas papper in så behöver de endast sparas i tre år, i stället för sju. Vi själva sparar alla fakturor som kommer till vår scanningscentral i ett brandsäkert skåp i tre år. Våra kunder ansvarar själva för hanteringen av kvitton och vi har skapat ett strukturerat system med pärmar med numrerade kuvert som är synkroniserat med vårt system – så att de enkelt kan hitta kvittona om de någon gång skulle behövas.

Bokföringslagen säger också att:

”räkenskapsinformation ska vara varaktiga”

Ska man vara petig innebär detta att det faktiskt är ett lagkrav att fotografera eller scanna kvitton, för visst vet vi alla att dagens kvitton tappar läsbarhet med tiden.

Slutligen så ska räkenskapsinformationen:

”förvaras i Sverige […eller] i ett annat land inom Europeiska unionen” 
Har man sina servrar på svensk mark, vilket vi har, så är det alltså inga konstigheter.

Sammanfattningsvis, räkenskapsinformationen måste vara:

  • Läsbar och möjlig att skrivas ut på papper

  • Sparat i samma format och skick som när företaget fick den

  • Digitaliserad på ett betryggande sätt för att säkerställa varaktighet

  • Förvarad i Sverige eller annat land inom EU 

För att besvara frågan om digital redovisning verkligen är lagligt, så vill jag hävda att det faktiskt, om det görs rätt, till och med är mer lagligt än traditionella redovisningsalternativ. Hör gärna av dig om du tycker annorlunda!

PS: Att digital bokföring är lagligt är inte det enda skälet till varför vi tycker att digital och automatiserad redovisning är det självklara alternativet.

Läs gärna någon av våra guider om digital och automatiserad redovisning.